Proposal Human Resource Information System

Posted on by Khawari Muhammad

Proposal

Human Resource Information System

( HRIS )

 

Kelompok :

Raldo Kusuma    05111640000026

Khawari MD        05111640000088

 

  1. Latar Belakang
    Dalam bidang manajemen, dijelaskan bahwa salah satu elemen dalam organisasi adalah sumber daya manusia. SDM merupakan sumber daya organisasi yang perlu dikelola dengan efisien dan efektif. Shiri (2012) menyimpulkan bahwa melalui manajemen SDM yang baik akan berkontribusi pada peningkatan kinerja organisasi. Banyaknya informasi yang harus dikelola terkait sumber daya manusia memunculkan permasalahan tingkat kompleksitas yang tinggi. Permasalahan tersebut akan sulit diselesaikan dengan sistem informasi SDM tradisional. Permasalahan dalam hal tingkat kompleksitas yang tinggi dalam mengelola informasi terkait SDM dapat terselesaikan dengan bantuan sistem informasi SDM berbasis komputer.

    Perpaduan antara manajemen sumber daya manusia dengan teknologi informasi menghasilkan solusi manajemen sumber daya manusia yang dikenal dengan istilah Human Resource Information System (HRIS). Manajemen sumber daya manusia yang dijalankan di Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya pengelolaan SDMnya masih belum optimal. Sehingga akan dilakukan implementasi Human Resource Information System (HRIS) untuk mengoptimalkan manajemen Sumber Daya Manusia di Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya.

    HRIS merukapan aplikasi yang menghasilkan peningkatan efektifitas fungsi manajemen sumber daya manusia. Seluruh informasi disimpan dalam satu database dan digunakan bersama sehingga sangat efisien. HRIS merupakan contoh dimana bisnis dapat digunakan tidak hanya untuk penghematan biaya administratif tetapi juga menghasilkan keuntungan strategis melalui pengumpulan, pemrosesan dan berbagi informasi.

  2. Maksud dan Tujuan
    • Meningkatkan akurasi dan efisiensi waktu dalam melakukan manajemen sumber daya manusia.
    • Memberikan kecepatan, kesesuaian, kemudahan mengakses dan memperbarui, serta mengintegrasikan data sumber daya yang dimiliki.
    • Meningkatkan kapasitas dan kemudahan kontrol dalam sistem pelaporan secara menyeluruh.
  3. Sasaran
    Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan pembuatan aplikasi HRIS ini adalah :

    • Kemudahan dalam mengakses, memperbarui serta mengintegrasikan data sumber daya yang dimiliki.
    • Terpenuhinya kebutuhan manajemen sumber daya manusia yang semakin berkembang.
    • Meningkatknya kualitas SDM dengan penerapan teknologi terkini dalam aplikasi.
  4. Standard Teknis
    • Database
    • Sistem
      • Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser berbasis desktop.
      • Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.
      • Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace, template engine, unit test, schema builder, database migrations, RESTful controller, dan dependency injection.
      • Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.
      • Memiliki fungsi export data ke Microsoft Excel, Microsoft Word dan PDF.
    • Keamanan
      • Autentifikasi userSetiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user-user tertentu yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan user.
      • Previllege User
        Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka diperlukan adanya previllege user untuk mengatur hak akses dan kewenangan masing-masing user.
      • Backup/Restore
        Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi menyediakan fasilitas untuk melakukan backup / restore database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk admin dapat melakukan backup / restore data dengan mudah.
      • User Log
        Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan perlu adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam penggunaan aplikasi.
    • Jaringan
      Sistem yang dikembangkan mendukung tipe jaringan client-server yang mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan. jaringan.png

  5.  Lingkup Kegiatan
    • Tahap Perencanaan
      Kegiatan perencanaan meliputi assesment kebutuhan akan aplikasi yang dikembangkan untuk kemudian memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci untuk kemudian dituangkan ke dalam rancangan aplikasi dan pembuatan schedule pelaksanaan yang memuat tahapan pekerjaan yang akan dilakukan.
    • Tahap Perancangan
      Dengan memahami system sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu.
    • Pelaksanaan Pekerjaan
      Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil assesment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah direncanakan.
    • Implementasi
      Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan telah sesuai dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error). Implementasi selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user sehingga user dapat memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.
    • Evaluasi
      Dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar.
    • Maintenance dan Garansi
      Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi selama 1 tahun.
  6. Keluaran
    • Aplikasi Human Resources Information System beserta source code nya.
    • Buku Panduan (Manual) cara penggunaan aplikasi.
  7. Waktu Penyelesaian Kegiatan
    Perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan ini adalah 60 (enam puluh) hari kalender terhitung sejak kontrak ditanda tangani penyedia.
  8. Identifikasi Permasalahan
    Identifikasi permasalahan yang menjadi dasar perlu dibangunnya HRIS adalah :

    • Manajemen SDM yang baik akan berkontribusi pada peningkatan kinerja organisasi.
    • Banyaknya informasi yang harus dikelola terkait sumber daya manusia memunculkan permasalahan tingkat kompleksitas yang tinggi.
  9. Pengalaman membangun HRIS
    • Home ( halaman depan )Merupakan halaman utama ketika pertama kali user membuka HRIS, terdapat beberapa informasi yang dapat diakses seperti mengakses daftar karyawan, memasukkan data karyawan, staffing dan pengembangan serta prestasi kerja organisasional.
    • Daftar karyawan
      Halaman yang menampilkan daftar semua karyawan yang bekerja serta data pribadi mereka dan statusnya. Di halaman ini juga bisa memasukkan, mengedit, menghapus data karyawan.
    • Staffing dan pengembangan
      Halaman ini menampilkan aksi-aksi yang berhubungan dengan karyawan untuk memaksimalkan sumber daya manusia. Aksi-aksi yang bisa dilakukan adalah penarikan, seleksi, penempatan, promosi, transfer, latihan, pengembangan dan perencanaan karir
    • Prestasi kerja organisasional
      Halaman ini menampilkan motivasi, komunikasi, iklim, kompensasi dll dari kegiatan organisasional
  10. Penutup
    Demikian lah proposal Human Resource Information System (HRIS) pada Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya (ITATS)

 

Surabaya, 20 Maret 2019

 

 

( ITATS )

Published by Khawari Muhammad

Leave a comment